Den regnskabsførende institution
Den regnskabsførende institution har et selvstændigt ansvar for udførelsen af hele eller dele af virksomhedens opgaver.
Det er den regnskabsførende institution, som foretager disponeringer, indkøb, godkendelse af bilag, regnskabsmæssig registrering, frigivelse, betaling, forvaltning af aktiver og passiver, kontrol med regnskabsmæssigt materiale, opbevaring af regnskabsmateriale samt regnskabsgodkendelse over for virksomheden.
Den regnskabsførende institution kan få udført en eller flere af ovenstående opgaver af en anden institution. For opgaver, der udføres af andre er det den regnskabsførende institutions ansvar at sikre, at opgavevaretagelsen opfylder kravene til den statslige regnskabsaflæggelse. Opgavesnit og den interne kontrol med opgaveudførelsen skal være beskrevet i regnskabsinstruksen.
Regnskabsførende institutioner kan enten være statslige eller have et andet ejerforhold, jf. herom i oversigten over typer af regnskabsførende institutioner.
Opgaver for andre
En regnskabsførende institution kan udføre opgaver for andre virksomheder end sin egen virksomhed. Dette kan omfatte enten egentlig opgavevaretagelse eller det kan omfatte bogføring og betaling. Se nærmere herom under særlige problemstillinger.
Opdeling på bogføringskredse
en regnskabsførende institution skal oprette et antal bogføringskredse/regnskaber til brug ved den praktiske regnskabsmæssige registrering (bogføring). Antallet af bogføringskredse afhænger af ejerforhold og finansiering.
Der skal oprettes selvstændige bogføringskredse for de regnskaber, der ikke er omfattet af den omkostningsbaserede regnskabsregistrering således, at der opnås en adskillelse i forhold til likviditetsordningen.
Administration af tilskud og udgiftsbaserede anlægsbevillinger til infrastruktur og nationalejendom skal ligeledes udskilles i egen borføringskreds under egen virksomhedsbærende hovedkonto.
Regnskabsaflæggelse - institutionsregnskab
Den regnskabsførende institution aflægger et samlet finansielt regnskab for alle institutionens aktiviteter (bogføringskredse). Det finansielle regnskab produceres af Økonomistyrelsens centrale koncernsystem.
Den regnskabsførende institution skal godkende deres årlige regnskab overfor virksomheden.
Regnskabsinstruks
Den regnskabsførende institution skal udarbejde en regnskabsinstruks for den regnskabsførende institution.
Instruksen skal indeholde en beskrivelse af institutionens opgaver og regnskabsmæssige organisation, kompetencefordeling i relation til udgifts- og indtægtsforvaltning, betalingsforvaltning, regnskabsmæssig registrering, opbevaring af regnskabsmateriale og forvaltning af aktiver og passiver. Endvidere skal instruksen indeholde en beskrivelse af institutionens it-anvendelse.