Ressortændringer i Statens Lønsystem (SLS)

I forbindelse med ressortændringer vil der ofte skulle flyttes lønmodtagere fra en virksomhed til en anden. Flytning af lønmodtagere i forbindelse med ressortændringer foretages maskinelt i SLS, da alle historiske oplysninger på lønmodtageren skal bevares. 

Når en lønmodtager flyttes fra en virksomhed til en anden, foretages der rent teknisk følgende i SLS:

Lønmodtagerregister

Der tages en kopi af det eksisterende lønmodtagerregister, hvor alle nøglefelter (jf. tilretning af Statens Lønsystem (SLS)), der knytter sig til den afgivende virksomhed, udskiftes med de nøglefelter, som knytter sig til den nye/modtagne virksomhed. Alle oplysninger som knytter sig til lønmodtageren, (anciennitetsstigninger, oprykningsforløb, jubilæumsdatoer m.v.) berøres ikke. Fremover vil lønmodtagerens løn beregnes og udbetales via dette lønmodtagerregister og alle indrapporteringer på lønmodtageren, vil fremover kun kunne foretages på dette lønmodtagerregister. Det nye lønmodtagerregister vil kun kunne ses af den nye virksomhed, da det nu indeholder oplysninger om deres virksomhed (nøglefelter).

Det eksisterende lønmodtagerregister opsættes med et nyt løbenummer (500), mens alle øvrige oplysninger bevares uændrede. Dette lønmodtagerregister kaldes fremover for et skyggeregister. Et skyggeregister kan aldrig beregne løn. Skyggeregistret slettes når reglerne for sletning af et lønmodtagerregister er opfyldt. Skyggeregistret vil kun kunne ses af den afgivne virksomhed, da dette indeholder oplysninger om deres virksomhed (nøglefelter).

Såfremt en ressortændring er gældende med tilbagevirkende kraft, flyttes samtlige lønmodtagerregistre til samme lønkørsel, mens hvis den er gældende med fremadvirkende kraft, flyttes lønmodtagerregistrene ud fra lønform (forudlønnede flyttes i lønkørslen, der afvikles medio december måned (LG 01/xx – 2), og bagudlønnede flyttes i lønkørslen, der afvikles medio januar måned til (LG 02/xx – 2)).

Som regel, skal det nye lønmodtagerregister også opsættes med den nye/modtagne virksomheds interne kontoplan. Den nye interne kontoplan opsættes på lønmodtagerregistret under konteringsoplysninger, mens afvigende konteringsoplysninger samt afvigende løndelskontering nulstilles. Engangsløndele berøres ikke af nye interne kontoplaner.

Disse nye interne kontoplaner, oplyses samtidig med, at det oplyses, hvilke medarbejder der skal flyttes i forbindelse med ressortændringen.

I forbindelse med Ferie- og Fraværsoplysninger, tages der også en kopi af registret, hvor den nye/modtagne virksomheds nøglefelter opsættes, samtidig med at øvrige oplysninger bevares. Det eksisterende register lukkes for indrapporteringer, og slettes samtidig med, at det tilhørende lønmodtagerregister slettes i SLS. Alle ferie- og fraværsoplysninger, indrapporteres fremadrettet, kun på det nye register. Ferie- og fraværsoplysninger flyttes altid samtidig med, at et lønmodtagerregister flyttes. 

Lønmodtagerforbrug

Hvis en ressortændring er gældende med tilbagevirkende kraft, skal lønmodtagerens lønforbrug, der har været afholdt i indeværende finansår, også flyttes til den nye/modtagne virksomhed. Dette gøres ved, at alt beregnet forbrug på de berørte lønmodtagere, gemt i år til dato sumtabellen i SLS, maskinelt omposteres fra den afgivende virksomhed, til den nye virksomhed. I omposteringen indgår nøglefelterne, samt den interne kontoplan, svarende til oplysningerne, opsat på det nye lønmodtagerregister. Der vil ikke ske flytning af betalingsoplysninger (skat, anvisning, pensionsbidrag m.v.), så i forbindelse med omposteringen vil der i begge virksomheders regnskaber dannes en konto 9875 Afstemningsdifference. Denne konto 9875, er et udtryk for de betalinger, som den afgivne virksomhed har foretaget, på vegne af den nye/modtagne virksomhed, og denne konto skal udlignes imellem virksomhederne. Udover at konto 9875 dannes i virksomhedernes regnskaber dokumenteres differencen også i U.914 fra SLS. Der kan læses mere om U.914 og konto 9875 i vejledningen Regnskabsposteringer (U.914) og Betalingsposteringer (U.980) fra Statens Lønsystem (SLS).

Hvis en ressortændring er gældende med fremadvirkende kraft, foretages flytningen af lønmodtagerene i forbindelse med et årsskifte, ud fra lønmodtagerens lønform, og så vil der ikke være forbrug vedr. indeværende finansår, der skal omposteres. Den nye/modtagne virksomhed skal dog tage stilling til, hvordan lønmodtagerforbruget vedr. gl. finasår skal posteres, da der er flere muligheder:

•   Forbruget posteres i gl. finansår hos den nye/modtagne virksomhed,
    med den nye interne kontostreng.
    Forbruget placeret i gl. finansår, og kan efterfølgende  manuelt omposteres til
    den afgivne virksomhed, hvor det reelt hører til og indgå i refusionsopgørelsen
    (der kan laves maskinel modifikation af den interne  kontostreng, så forbruget
    i gl. finansår posteres, så simpelt som muligt).

•   Der lukkes maskinelt for posteringer i gl. finansår i den nye/modtagne
    virksomhed, så alt forbrug posteres i nyt finansår (dette gøres ved at alt
    forbrug, uanset indrapporteringsdato, maskinelt henføres til nyt finansår ).
    Her vil forbruget, vedr. gl. finansår, ikke kunne adskilles fra forbruget vedr.
    nyt finansår.

•   Der oprettes engangslønmodtagerregistre i den afgivne virksomhed, som
    anvendes til, at udbetale særlige ydelser m.v., til de forudlønnede, vedr. gl.
    finansår (oprettes i lønkørslen, der afvikles primo januar måned (LG 02/XX – 1)
    og anbefales kun anvendt i særlige nødstilfælde).