Navision Stat

Hvis ikke der når at blive opsat nye Navision Stat-regnskaber inden 1. januar 2012, kan institioner køre videre i den gamle opsætning. Læs nedenfor, hvordan I håndterer de regnskabsmæssige dispositioner indtil, Navision Stat er endeligt opsat til den nye struktur.

Oprettelse af ny åbningsbalance i de nyoprettede regnskaber

Alle institutioner afslutter 2011-regnskaber og foretager årsafslutning efter den kørselsplan, som er udmeldt af Moderniseringsstyrelsen den 29. november 2011. Du kan finde tidsfristerne for periode 12 og supplementsperiode 13 på Moderniseringsstyrelsens hjemmeside. Først herefter skal de nye åbningsbalancer registreres i de nyoprettede regnskaber. De nye balancer registreres i regnskabsåret 2012 og baseres på ultimobalancen i 2011 for de berørte områder.

Hvad gør man med udgifts- og indtægtsregistreringer vedr. 2012, hvis man ikke når at få oprettet et nyt regnskab inden 1. januar 2012?

Regnskabsmæssige registreringer, der vedrører regnskabsåret 2012, skal registreres i det nye regnskab. Nogle institutioner, som er omfattet af ressortændringer, vil opleve, at der 1. januar 2012 ikke ligger et nyt Navision Stat-regnskab klar, der kan bogføres i.

Hvis der i forbindelse med en ressortoverflytning ikke er mulighed for at få den modtagne regnskabsstruktur på plads, er der ikke noget problem i, at det afgivende område registrerer tilskuddet i det ”gamle” regnskab, indtil alt er klar i det nye regnskab. I dette tilfælde vil det afgivne ministerområde have ansvaret for at videreføre regnskabet, indtil den nye struktur er klar til, at flytningen kan gennemføres. I så fald skal udgifterne efterfølgende nulstilles i det gamle regnskab - og derpå registreres i det nye regnskab. Det er ØSC, der eksekverer registreringerne efter institutionens anvisning.

Det formelle grundlag er til stede herfor. For det første har en myndighed mulighed for at afholde en udgift på vegne af en anden myndighed (jf. budgetvejledningen pkt. 2.2.14 vedr. udlæg). For det andet kan der i starten af det nye år formelt set kun disponeres i henhold til den midlertidige finanslov, hvilket indebærer, at der udelukkende må disponeres i henhold til FL11, hvorfor der lige så godt kan argumenteres for, at udgifter i 2012 skal registreres på de "gamle" hovedkonti i stedet for de nye hovedkonti. I praksis registreres på de nye hovedkonti i 2012, når dette er muligt, så længe udgifterne ikke vedrører helt nye tiltag, som ikke er angivet i FL11.

I enkelte tilfælde kan man også vælge at oprette et nyt delregnskabsnummer, der peger på den nye hovedkonto, men som er tilknyttet bogføringskredsen i det gamle regnskab. I så fald skal alle registreringer, der vedrører det nye regnskab, registreres på dette delregnskab. Herved opnås, at udgifter og indtægter bliver registreret korrekt i SKS allerede fra starten, men i det gamle Navision Stat-regnskab. Når alt er klar til at anvende det nye regnskab, kan det herefter vælges at "flytte" udgiften over i det nye regnskab i Navision. I SKS har det ingen betydning, da udgiften allerede er registreret på den nye hovedkonto.

Moderniseringsstyrelsen vil i de fleste tilfælde anbefale, at institutionerne vælger den første løsning, da der er færrest risici forbundet med denne.

Når der skal foretages en omkontering fra det gamle til det nye regnskab, skal der mellem afgivende og modtagende institution fastlægges en skæringsdato for, hvornår registreringer i det nye regnskab påbegyndes.