Indkøbsdelen i IndFak

Fase 2 omhandler primært i brugtagning af indkøbsmodulet i IndFak for at understøtte områder, hvor afsendendelse af ordrer via systemet giver en effekt. Dvs. at der i implementeringsforløbet er fokus på følgende områder

  • Opsætning og anbefalinger for indkøb i IndFak (roller mv. opsættes for institutionen)
  • Der gennemføres aktiviteter for at øge incitamentet til at tage digital indkøb i anvendelse
  • Der gennemføres aktiviteter for at få leverandørerne til at understøtte digitalt indkøb

Implementeringsforløb og præsentationer

Implementeringsforløbet starter med et opstartsmøde og dernæst en workshop med de kommende brugere.

Best Practice til implementering af indkøbsmodulet

Vi har udarbejdet nogle anvisninger til, at komme i gang med elektronisk indkøb i IndFak

Overordnet Best Practice til Digitalt Indkøb

Best Practice til tildeling af Indkøbsroller i IndFak (pdf)

Eksempler på varekategorier og ordretyper i IndFak (pdf)

Elæring og vejledninger til indkøb med IndFak

Herudover er det vigtigt at såvel indkøbet som den efterfølgende behandling af faktura er intuitivt og effektivt, og at indkøbsmodulet kan understøtte de processer, som institutionerne har i forbindelse med deres indkøb.

Opsætning af Indkøbsmodulet i IndFak

I forbindelse med indkøbsworkshop, skal der sættes nogle parametre op før indkøbsmodulet kan tages i anvendelse. Der er udfærdiget et skema som institutionen udfylder i samarbejde med implementeringskonsulenten.

Har organisationen allerede fakturamodulet er det begrænset hvilke yderligere opsætninger der skal opsættes. Dog skal der tages stilling til  roller og rettigheder - samt opsætning af prokura som vedrører indkøb

Dataark til opsætning af Indkøbs- og fakturamodulet i IndFak (xlsx)

Beskrivelse af roller og rettigheder i IndFak (pdf)

Opsætning af prokura i IndFak (pdf)

Aktivering af vareleverandører

For at kunne komme i gang med elektronisk indkøb er det væsentligt, at få aktiveret de vareleverandører i IndFak, som der handles med hos institutionerne. Dvs. at der ligger relevante kataloger og at ordrer kan sendes til leverandørerne fra IndFak. Vi har et tæt samarbejde med Statens Indkøb og SKI for at sikre disse aftaler er tilgængelige og opdaterede i IndFak. Læs mere om aktivering af vareleverandører her