Rejseadministration

Vi standardiserer de administrative processer for rejseafregning og systemunderstøtter området med rejseafregningssystemet RejsUd.

Statens udgifter til rejser løber årligt op imod ca. 500 mio. kr. på hele rejseområdet. Dertil kommer den tid, som bruges til rejseadministration.

Med nye fælles statslige , vil vi ved udgangen af 2010 have en mere effektiv administration af statens rejseområde.
 
Effektivisering af rejseadministrationen i staten er et fokusområde i Moderniseringsstyrelsen og har til formål at skabe billigere priser og bedre processer for rejsebestilling og -administration. Billigere priser skal kombineres med, at det bliver lettere for både den rejsende, sekretæren, regnskabsmedarbejderen og godkenderen af rejsen (fx kontorchefen) at sikre en korrekt og hurtig administration af rejseudgifterne i staten. De fælles statslige indkøbskontrakter som Flyrejseaftalen, Hotelaftalen for Danmark, Rejsebureauaftalen og et fælles rejseafregningssystem for staten sikrer en effektiv administration af statens rejseområde. 

De rejsende og regnskabsmedarbejderne får med aftalerne på rejseområdet en bedre sammenhæng i rejseadministrationen end tidligere. Processen fra rejsen bestilles, til rejseudgifterne bogføres og betales er blevet forenklet. Unødvendige mellemled og processer skæres bort, og det sparer ikke alene tid, men også penge. Samtidigt sikrer aftalerne en større fleksibilitet for brugerne. Fx kan rejsebestillingen fremover foregå på flere måder, enten ved selvreservation eller via rejsebureauet afhængig af, hvilken metode institutionen vælger.

Moderniseringsstyrelsen har i samarbejde med en række offentlige institutioner analyseret arbejdsgange og processer for rejseafregning i staten. På baggrund af analysen har Moderniseringsstyrelsen udarbejdet en best practice-vejledning. Best rractice-vejledningen beskriver den samlede proces fra rejsen bestilles, over rejseafregning og frem til refusion af udgifter.

Best practice for rejseadministration i staten

De største fordele ved at bruge en Best Practice for rejseadministration er:

  • Man undgår en fragmenteret og uensartet administration af rejser i staten.
  • Ved sammentænkning og koordinering mellem processerne for rejseadministration, afregningshåndtering, bogføring og betaling opnås en bedre sammenhæng mellem virkeligheden og systemet.
  • Mere brugervenlige arbejdsprocesser, hvor det er nemmere for den rejsende at lave en rejseafregning og for regnskabsmedarbejderen at administrere rejseafregningerne.

Det kan variere fra institution til institution, hvad de mest hensigtsmæssige arbejdsgange er. Moderniseringsstyrelsens medarbejdere vil, i forbindelse med implementeringen af rejseafregningssystemet, indgå i dialog med institutionen omkring tilpasningen af Best Practice til dens specifikke situation 

Læs Moderniseringsstyrelsens best practice for rejseadministration (pdf)