Hvad er en regning?

Få svar på dine spørgsmål om faktura og regninger

SpørgsmålSvar
Hvad er en regning? En regning er et dokument, der indeholder krav/anmodning om betaling
Som eksempel kan nævnes faktura, kreditnota eller betalingsanmodning
Hvad er en elektronisk regning?

En elektronisk regning er en regning, hvis indhold er omformet til elektroniske data og derfor kan indlæses i et fakturahåndterings- og økonomisystem.

Skal der altid EAN-lokationsnummer, ordre- eller rekvisitionsnummer samt person- eller anden reference på en eletronisk regning? På regningen skal følgende altid fremgå:
  • EAN-lokationsnummer.
  • Ordre- eller rekvisitionsnummer.
  • Person- eller anden reference.
Hvordan skal en eletronisk regning se ud? Digitaliseringsstyrelsen har en hjemmeside med teknisk information om, hvordan en elektronisk regning skal opbygges.
Se hjemmesiden om OIOUBL-standarden her.
Hvornår og hvor længe kan en betaling der ikke bliver sendt elektronisk udskydes? Til regningen fremkommer på en sådan måde og i et sådant format, at den opfylder kravene. Derefter skal regningen betales uden ugrundet ophold.
Kan man bruge et elektronisk kontoudtog som elektronisk faktura? En hidtidig praksis ved bl.a. institutioners indkøb i supermarkeder, byggemarkeder mv. har været, at der ved kassen er udleveret en bon med oplysning om de modtagne varer, og at betaling sker på baggrund af et månedligt tilsendt kontoudtog, der bogføres sammen med de udleverede bon'er.

Et kontoudtog (elektronisk eller ej) opfylder imidlertid ikke i sig selv momsbekendtgørelsens krav til en regning.

En regning skal blandt andet indeholde detaljerede oplysninger om varens art, mængde og pris.
 
Et kontoudtog angiver de foretagne dispositioner helt overordnet, ligesom det ofte indeholder primo- og ultimosaldi samt eventuelle a-conto betalinger, hvilket ikke bør indgå som en del af en regning.
 
Selvom kunden (den offentlige myndighed) har mulighed for at generere et fuldstændigt bogføringsgrundlag ved fx at supplere kontoudtoget med indskannede kasseboner, kan et elektronisk kontoudtog derfor ikke udgøre en elektronisk faktura.
Må man skrive et minus-tegn foran totalbeløb på en elektronisk faktura? Regninger kan opdeles i to typer:
Faktura - modtageren af regningen skal betale penge. 
Kreditnota -  modtageren af regningen har penge tilgode.

Totalbeløbet skrives uden minus på begge slags regninger. Fordi rent systemteknisk afgør dokumenttypen (faktura eller kreditnota) i sig selv, om beløbet bliver bogført som et beløb modtageren af regningen skal betale eller har tilgode. 

Sender man en kreditnota med minus foran totalbeløbet bogføres beløbet, som om modtageren af regningen skal betale. Derfor kan man ikke sende en faktura eller kreditnota med negativt fortegn.