Spørgsmål og Svar

Vi vil nedenfor samle svar på mere generelle spørgsmål, som vi modtager i forbindelse med årsafslutningsprocessen

Spørgsmål:

Kan den afsluttende timelønskørsel i SLS bogføres i regnskabet for periode 12?

Kort fortalt:
Der findes i ØS-LDV en standardrapport: ”Periode 13 - Lønposter”, der kan anvendes som grundlag for at foretage ompostering af lønudgifter fra den afsluttende timelønskørsel for december måned fra periode 13 til periode 12.

Såfremt institutionen vælger at foretage ompostering af lønudgiften fra den afsluttende timelønskørsel for december måned fra periode 13 til periode 12, skal institutionen være opmærksom på, at den bogførte udgift skal udlignes i periode 13.

Uddybning:
Lønudgiften fra den afsluttende timelønskørsel for december måned bogføres automatisk via SLS i regnskaberne for periode 13.

Mange har ønsket at den afsluttende timelønskørsel i stedet automatisk blev bogført i regnskabet for periode 12. Dette er ikke muligt, og den afsluttende timelønskørsel vil derfor som hidtil blive bogført automatisk i periode 13 via SLS.

Hvis institutionen i stedet ønsker udgiften bogført i periode 12, kan dette gøres manuelt via anvendelse af konto 18.18. Manuel løn. Der er i ØS-LDV udviklet en rapport, der understøtter en sådan bogføring.

Hvis muligheden for at ompostere lønudgiften fra den afsluttende timelønskørsel for december fra periode 13 til periode 12 anvendes, er det meget vigtigt, at den bogførte udgift bliver udlignet i periode 13 ved en modsatrettet kontering.

Institutionen skal endvidere være opmærksom på, at en manuel bogføring af den afsluttende timelønskørsel i periode 12 vil give uoverensstemmelser mellem den registrerede løn i SLS set i forhold til den registrerede løn i SLS og dermed besværliggøre afstemningen af lønnen.

Moderniseringsstyrelsen anbefaler derfor, at institutionen udelukkende anvender en manual bogføring af den afsluttende timelønskørsel i periode 12, såfremt institutionen vurderer, at det har væsentlig betydning for den økonomiske rapportering og opfølgning.

Det skal samtidig igen understreges, at såfremt institutionen benytter muligheden for at foretage en manuel bogføring af timelønskørslen i periode 12, så skal denne bogføring udlignes i regnskabet for periode 13, hvor der samtidig sker bogføring af lønudgiften på konto 18.11 på baggrund af lønbilaget fra SLS.

Selve udligningen foretages som samme måde som udligningen af øvrige bogførte periodiseringsposter, jf. Moderniseringsstyrelses notat herom på ØAV under ”Hvornår skal registreringen finde sted”.

 

Hvordan påvirker anvendelse af konto 35 bevillingsafregningen ?

Kort fortalt:
Hvis der på finansloven er budgetteret med 1,0 mio.kr. på konto 35 Forventet forbrug af videreført overskud, så skal der i forbindelse med bevillingsafregningen bogføres 1,0 mio.kr på konto 74.94 (kredit) med modkonto på 74.90 (debet) for herved at sikre, at der sker en reduktion af det videreførte overskud svarende til det budgetterede forbrug af videreført overskud.

Uddybning:
Standardkonto 35. Forventet forbrug af videreført opsparing er en indtægtskonto, der anvendes på det udgiftsbaserede område til registrering af opsparede beløb (bevillingsbeløb), som påregnes anvendt i finansåret.

Kontoen anvendes udelukkende i Statens Budgetsystem, og der kan ikke regnskabsføres på kontoen.

Såfremt en institution vil anvende opsparede midler i finansåret (midler som er videreført fra tidligere finansår), budgetteres dette på finansloven dels ved at optage udgiften på de relevante udgiftskonti og dels ved at optage en tilsvarende indtægt på standardkonto 35. Forventet forbrug af videreført opsparing. Herved forøges både udgifter og indtægter, og det samlede ramme vil dermed ikke påvirkes. Samtidig vil det forventede aktivitetsniveau blive synliggjort.

Når regnskabsåret afsluttes, vil de afholdte udgifter bevirke, at der opstår et regnskabsmæssigt underskud, da den forudsatte indtægt på konto 35 udelukkende optræder på finansloven. Det opståede "underskud" dækkes ind i forbindelse med bevillingsafregningen, hvor opsparingen nedbringes med et beløb svarende til de afholdte merudgifter.

Reduktionen af opsparingen sker på bevillingsafregningen ved at bogføre en bevillingsteknisk omflytning svarende til det beløb, der er budgetteret på konto 35.

Dette er illustreret nedenfor, hvor det er angivet, hvorledes et forbrug på 1,0 mio.kr., der er forudsat finansieret via tidligere års opsparing, skal optræde på bevillingsafregningen.

Resultatopgørelse 2014  Udgifter  Indtægter 

1. Bevilling

2. Regnskab

1,0

1,0

1,0

3. Afvigelse mellem bevilling og regnskab

5. Bevillingstekniske omflytninger

 0,0

-1,0

1,0

-1,0 

6. Årets overskud  -1,0 0,0 
Opgørelse af akkumuleret resultat    

11. Akkumuleret overskud ultimo 2013

13. Akkumuleret overskud primo 2014

1,0

1,0

14. Årets overskud, (jf. resultatopgørelse) -1,0

15. Akkumuleret overskud ultimo 2014

19. Akkumuleret overskud til videreførsel ult. 2014

0,0

0,0

Som det fremgår af eksemplet vil bogføringen af den bevillingstekniske omflytning bevirke, at den tidligere års opsparing reduceres med 1,0 mio.kr., svarende til det beløb, der er budgetteret på konto 35.

Bogføringen foretages på konto 74.94, hvor kontoen krediteres med 1,0 mio.kr. Modkontoen er 74.90, der debiteres med 1,0 mio.kr. 

 

Spørgsmål:

Hvornår beregner ØSC feriepengeforpligtelser ? 

I forbindelse med hensættelsen af feriepenge foretager ØSC beregning af feriepengeforpligtelser for alle institutioner, som ønsker det.

De enkelte institutioner kan fra 6. januar 2015 indsende oplysninger til ØSC om antal tilgodehavende feriedage i gennemsnit pr. medarbejder. ØSC vil herefter senest 5 arbejdsdag senere fremsende samlet opgørelse til institutionen til godkendelse og bogføring.

Tidsfristerne er fastsat således, at eventuelle ændringer i feriepengeforpligtelsen kan nå at blive bogført i periode 12.

Læs nærmere om beregningen af feriepengeforpligtelser i ØSC's vejledning om årsafslutning 2014.