Gode råd

Nedenfor er samlet 8 gode råd til inspiration i forbindelse med den kommende årsafslutning

Rådene er følgende:

  1. Udpeg en tovholder for processen
  2. Sørg for at udarbejde huskelister
  3. Kortlæg arbejdsgange
  4. Arbejd med sideløbende processer
  5. Udarbejd foreløbig årsafslutning
  6. Anvend periodiseringsoversigter
  7. Indhent fakturaer i god tid
  8. Få mellemregningskonti udlignet

1. Udpeg en tovholder
Der er mange udfordringer, der skal håndteres i forbindelse med årsafslutningen, og det er derfor vigtigt, at  tilrettelægge en struktureret proces, hvor alle har overblik over deres opgaver; hvornår de enkelte opgaver skal være løst, og hvorledes løsningen af de enkelte opgaver passer ind i den samlede sammenhæng omkring årsafslutningen.

Til håndtering af disse udfordringer er det en god ide at udpege en overordnet tovholder til koordinering af processen.

Denne tovholder vil udover selve koordineringen af processen også kunne sikre, at der tages de fornødne initiativer til kortlægning af arbejdsgange, udarbejdelse af huskelister mv.  

2.  Udarbejd huskelister
Netop i forbindelse med årsafslutningen hvor mange mennesker er involveret i processen, og hvor mange opgaver kræver tæt opfølgning, er det en god ide at arbejde med huskelister, dels for at strukturere processen og dels for at sikre, at intet bliver glemt.

Sådanne huskelister kan udarbejdes på mange forskellige måder og være mere eller mindre specificerede. En måde at arbejde med huskelister på er, at tage udgangspunkt i henholdsvis driftsudgifter og driftsindtægter, aktiver og passiver og få nedskrevet alle de opgaver, der er knyttet til de enkelte poster. Huskelisterne kan samtidig hensigtsmæssigt kombineres med angivelse af tidsfrister, ansvarlige mv. 

Nedenfor er angivet 9 eksempler på poster der kan indgå i en huskeliste på indtægtsområdet.

  1. Er der bogført 1/12-rater af FL bevilling samt TB?

  2. Er indtægter fra EU-midler bogført?

  3. Er refusion fra kommunen bogført?

  4. Er alle salgsfakturaer afsendt og bogført?

  5. Er der opgjort fleksjobbidrag samt AER- og AES-bidrag?

  6. Er der foretaget afregning af finanseringsbidrag ved ledighed, sygdom og barsel?

  7. Er alle salg af anlægsaktiver bogført?

  8. Er der foretaget likviditetsafstemning og bogføring af renter?

  9. Er der registreret interne statslige overførselsindtægter?

3. Arbejdsgange
Det kan også være en god ide at få kortlagt og beskrevet de forskellige arbejdsgange i forbindelse med årsafslutningen.

Ved at beskrive de enkelte arbejdsgange sikres, at andre kan varetage opgaven ved sygdom eller rokeringer, og samtidig giver det mulighed for at vurdere, om de anvendte arbejdsgange er hensigtsmæssige. Bruges tiden fx hensigtsmæssigt; er der områder, hvor der udføres unødvendigt dobbelt arbejde; er der opgaver som hensigtsmæssigt kan flyttes til andre og mindre belastede tidspunkter af året osv.

I forbindelse med en undersøgelse gennemført af Ernst & Young blandt store og mellemstore virksomheder svarer 74 pct. af de undersøgte virksomheder, at de arbejder med at forbedre og fremrykke deres årsafslutning og de hermed forbundne arbejdsprocesser.

Citat fra Ernst & Young undersøgelse

"I praksis ser vi ofte, at der i forbindelse med årsafslutningen foretages posteringer, der reelt burde være foretaget i løbet af året. Dette medfører dels, at den periodiserede rapportering ikke har en tilpas høj kvalitetm dels en ustabil udvikling i tallene i fjerde kvartal. Virksomheder der har stærk fokus på kvaliteten i den periodevise rapportering opnår en hurtigere årsafslutning - dels fordi flere forhold er afklaret løbende, dels fordi processen er blevet en integreret del af økonomifunktionens hverdag."

4.  Arbejd med sideløbende processer
Der indgår mange forskellige opgaver i årsafslutningen. De enkelte regnskabskonti skal afstemmes i forhold til hinanden; der skal afstemmes likviditet; der skal opstilles resultatopgørelse og balance; der skal bogføres bevillingsafregning, og der skal udarbejdes årsrapporter. Alle disse opgaver er afhængige af hinanden, og for mange af opgaverne gælder samtidig, at den ene opgave ikke kan afsluttes, før resultatet af en anden opgave foreligger.

Den omstændighed, at en opgave ikke kan afsluttes, før resultatet af en anden opgave foreligger, er imidlertid ikke ensbetydende med, at der ikke sideløbende kan arbejdes med begge opgaver.

 

Bevillingsafregningen kan først afsluttes, når al anden bogføring er afsluttet. Men inden da kan der sagtens tages stilling til, om der skal foretages bevillingsreservationer, eller om der skal ske bortfald i forbindelse med afregningen, således at disse forhold er afklaret, når det bliver tid til at bogføre den endelige bevillingsafregning.

 

Tilsvarende med årsrapporterne der først kan afsluttes, når de finansielle regnskaber foreligger. Både beretning og målrapportering kan imidlertid sagtens udarbejdes inden de finansielle regnskaber foreligger, således at årsrapporten hurtigt kan færdiggøres, når disse regnskaber foreligger.

 

Det er derfor vigtigt, at processen omkring årsafslutningen planlægges således, at der arbejdes med sideløbende processer for derved at sikre, at afslutningen af de enkelte opgaver ikke unødigt forsinker hinanden. 

5. Udarbejd foreløbig årsafslutning
Jo flere opgaver der afsluttes i løbet af året, jo mindre skal der følges op på ved årets slutning. En indlysende konstatering, men ofte lades alt for mange opgaver ligge indtil årsafslutningen, selvom de sagtens kunne være løst på et tidligere tidspunkt i løbet af året.

Ved at gennemføre en foreløbig årsafslutning med udgangen af oktober eller november måned, kan der følges op på de opgaver der ikke er løst. Samtidig sikres, at opgaverne bliver mere overkommelige i forbindelse med den endelige årsafslutning.

Gennemførelsen af en foreløbig årsafslutning har samtidig den fordel, at man får ”øvet” processen, og dermed kan nå at ændre uhensigtsmæssige arbejdsgange mv.

Hvis det ikke er muligt at gennemføre en samlet foreløbig årsafslutning, kan det i stedet overvejes at gennemføre en foreløbig årsafslutning på nogle udvalgte områder, hvor man fx tidligere har oplevet problemer med at overholde af tidsfrister mv.  

6.   Anvend periodiseringsoversigter  
For at sikre en korrekt periodisering af regnskabet er det en god ide at udarbejde periodiseringsoversigter inden regnskabet afsluttes. Oversigterne skal indeholde overslag over væsentlige udgifter i det afsluttede kalenderår, som endnu ikke er bogført fx på grund af ikke modtagne regninger. Oversigterne bør udarbejdes og bogføres inden den endelige bogføring af bevillingsafregningen påbegyndes. 

Oversigterne kan fx udarbejdes efter følgende overordnede retningslinjer:

  1. Oversigten udarbejdes pr. bogføringskreds og medtager udelukkende poster over et vist minimumsbeløb (fastsættes af den enkelte institution)
  2. I oversigten angives konteringsstreng for hvorledes de anførte poster skal bogføres
  3. De enkelte poster indtastes i DDI og oversendes til ØSC senest på en på forhånd aftalt dato med ØSC

I den udstrækning, der efter periode 13,1 modtages regninger, der afviger fra det fastsatte overslag i periodiseringsoversigten, udlignes forskellen i det nye års regnskab. Der kan læses mere om udarbejdelse af periodiseringsoversigter på ØAV under Registreringskriterier. 

 

7. Indhent fakturaer i god tid
Selvom de nye faktureringsbehandlingssystemer gør det lettere at danne sig et overblik over udestående regninger, er det en god ide, at indhente ubehandlede regninger i god tid inden den endelige årsafslutning påbegyndes.

Det klassiske eksempel er rejseafregninger, der ligger hos de enkelte medarbejdere, og som først dukker op lige inden årsafslutningen.

Problemet er imidlertid det samme for alle andre typer regninger, og der bør derfor fastsættes nogle faste procedurer for løbende indhentning og opfølgning på ubehandlede regninger, således at der undgås ubehagelige overraskelser i forbindelse med årsafslutningen.

 

Til hjælp hermed kan der i IndFak-systemet trække en rapport, som viser hvilke fakturaer der er modtaget i institutionen men endnu ikke godkendt og færdigbehandlede. Udtrækket kan hentes via rapporten ”Åbne dokumenter” under Statistik-modulet i IndFak.   

 

8. Få melleregningskonti udlignet 

Et sidste godt råd. Få mellemregningskonti udlignet i god tid inden årsafslutningen. Der er ofte rigtig mange af dem, og de tidskrævende at behandle.