Indkøb

Koordinerede indkøb kan spare staten for mange penge. Her beskrives de centralt fastlagte regler.

Medarbejdere fra Økonomistyrelsen
Indkøb er et centralt fokusområde for effektivisering i staten. Indkøb er efter lønninger den største omkostning i staten, det er derfor naturligt, at der skal arbejdes systematisk med at effektivisere indkøbsområdet i statens ministerområder og institutioner.

Centrale regler og krav:

I cirkulæret om indkøb i staten fremhæves kravet at ministerierne skal koordinere relevante indkøbsaktiviteter på sit ministerområde og medvirke til at effektivisere statens indkøb, blandt andet ved at understøtte gennemførelsen af Statens Indkøbsprogram. De statslige institutioner har pligt til at anvende de centralt koordinerede aftaler, der indgås af Moderniseringsstyrelsen (Statens Indkøb).

Moderniseringsstyrelsen har udarbejdet vejledningen Statens Indkøbspolitik. (pdf) Vejledningen formidler kravene til statens indkøb og giver en introduktion til de overordnede mål og krav, der følger af Cirkulære om indkøb i staten.

Gevinsterne ved systematisk at arbejde med forbedring af indkøbsområdet er bl.a.: 

  • Lavere priser på varer og tjenesteydelser 
  • Lavere transaktionsomkostninger ved at anvende fælles aftaler 
  • Lavere procesomkostninger fra behov til betaling 
  • Bedre styringsgrundlag og overholdelse af forretningsgange

Statens indkøb har sin egen hjemmeside (www.statensindkob.dk) på siden finder du de aktuelle indkøbsaftaler og vejledninger til hvordan de bruges mest effektivt.

 

Indkøbsrapportering

Ministerierne skal registrere data for ministerområdets indkøb, herunder blandt andet ministerområdets anvendelse af de centralt koordinerede aftaler. Ministerierne skal hvert kvartal sikre, at data er tilgængelige for Moderniseringsstyrelsen og give uddybende oplysninger om ministeriets indkøbsdata på forespørgsel fra Moderniseringsstyrelsen. 

Formålet med rapporteringen er at kunne følge op på anvendelsen af fælles statslige indkøbsaftaler og forberede udbud af nye indkøbsaftaler. Ministerområderne kan selv tilrettelægge dataindsamlingen, så længe rapporteringskravet opfyldes. Det anbefales, at ministerområderne tilpasser deres konteringsrutiner, så dataindsamlingen sker ved kontering af indkøbene. Læs mere om indkøbsrapportering her.

 

Tre typer rammekontrakter

Der er tre typer af rammekontrakter, som er relevante for det statslige indkøb:

  • Centralt koordinerede aftaler. Dette er aftaler som statslige institutioner har pligt til at anvende. (www.statensindkob.dk
  • SKI’s rammeaftaler. Statens og Kommunernes Indkøbsservice A/S (SKI) indgår på vegne af alle offentlige myndigheder rammeaftaler på centrale varegrupper. For mere information om rammeaftaler hos SKI se mere på (www.ski.dk)
  • Egne rammeaftaler. Enhver institution eller ministerområde kan alene eller i samarbejde med andre myndigheder indgå rammeaftaler, hvor dette findes hensigtsmæssigt og fordelagtigt

I forbindelse med indkøb af standardvarer skal det indledningsvist undersøges, om indkøbet er omfattet af en af de fælles indkøbsaftaler, der er forpligtende for de statslige myndigheder.
Er der ikke en fælles aftale på området, bør det overvejes, om indkøbet kan eller skal ske på en SKI-aftale eller via en lokal aftale.