Spørgsmål og svar om e-fakturering

Vi har samlet nogle af de mest almindelige spørgsmål og svar om e-fakturering

Øvrige spørgsmål

Her kan du få svar på de hyppigst stillede og mest generelle spørgsmål. Brug linksene ovenfor hvis du leder efter noget mere specifikt. 

Generelle spørgsmålSvar

Hvordan er det nemmest at sende en e-faktura?

Det er ved at benytte den nye NemHandel løsning udviklet af IT- og Telestyrelsen. Du kan læse mere om NemHandel.

Er der et centralt EAN-register, hvor man kan slå EAN-numre op?

Der findes ikke et samlet register, hvor man kan slå EAN-numre op. Det er Digitaliseringsstyrelsen, som har ansvaret for EAN-numre og kan kontaktes for yderligere info 


Efter hvilke principper blev EAN-numre uddelt, da e-fakturering trådte i kraft i 2005?

Da e-fakturering trådte i kraft i 2005, fik alle offentlige myndigheder brugsretten til en række EAN-numre. Det var op til den enkelte myndighed at afgøre efter hvilke principper, man ønskede at uddele EAN-numre i organisationen. Langt de fleste myndigheder har stadig ubrugte EAN-numre fra den oprindelige pulje, der blev uddelt af Økonomistyrelsen.

Nogle har valgt at have et enkelt EAN-nummer for ét myndighedsområde med alle underliggende institutioner, mens andre har givet hver enkelt institution et EAN-nummer, andre igen hver enkelt medarbejder. Det sidste kan dog ikke anbefales.

I de tilfælde, hvor der opstår behov for at tage et nyt EAN-nummer i brug, skal det tages fra den oprindelige pulje. Løber man tør for EAN-numre, skal henvendelse rettes til Økonomistyrelsen. Et EAN-nummer, der aktiveres for første gang, skal registreres hos myndighedens VANS-leverandør.

Hvad skal en offentlig myndighed gøre, hvis man får en papirregning istedet for en elektroniske faktura?

Regningen bør sendes retur til leverandøren med oplysning om, at den skal være elektronisk. Vedlæg eventuelt materiale om, hvordan man sender en regning elektronisk. Se lovgrundlaget og øvrigt materiale om fakturahåndtering og rettidig betaling her

Kan jeg sende eksempelvis jpg, bmp, xls. og Word-filer og kalde det en elektronisk regning?

Nej, der kan ikke sendes sådanne filer direkte til den offentlige myndighed. I hvilket omfang de kan sendes til Læs Ind-bureauerne afhænger af den aftale, der er indgået mellem bureauet og regningsafsender.

Hvad er forskellen på OIOXML og OIOUBL?

Efter 1. maj 2011 er de offentlige myndigheder alene forpligtet til at modtage i OIOUBL-formatet. OIOUBL understøtter udover faktura og kreditnota to nye forretningsdokumenter; rykker og appliciation response. Du behøver kun at sætte dig ind i den tekniske side af OIOUBL, hvis du er IT-systemleverandør eller selv ønsker at lave hele den tekniske løsning bag elektroniske regninger. For mindre virksomheder er det ikke være nødvendigt at sætte sig ind i OIOUBL - det kan man overlade til IT-systemleverandøren eller anvende fakturablanketten på www.virk.dk, som understøtter OIOUBL. I forhold til faktura og kreditnota er der en række mindre forskelle mellem OIOXML og OIOUBL, som din systemleverandør skal tage stilling til, hvordan han håndterer.

Har leverandøren ret til at opkræve gebyr med henvisning til kravet om elektronisk fakturering?

Hverken loven eller bekendtgørelserne berører muligheden for at pålægge gebyrer. Det er derimod i lovens forarbejder forudsat, at indførelse af elektronisk fakturering også rummer besparelsespotentiale for leverandørerne, hvilket skulle fjerne behovet på gebyrer - uagtet at indførelse af elektronisk fakturering måtte medføre investeringsomkostninger for leverandørerne.

Indførelse af gebyr må derfor bero på den aftale, der er indgået mellem leverandøren og myndigheden, da dette påfører myndigheden en udgift (og dermed i realiteten er en prisforhøjelse).

Der kan derfor kun gyldigt pålægges gebyr, hvis leverandøren har en udtrykkelig ret til dette i form af en klausul i en samhandelsaftale eller hvis parterne på anden vis udtrykkeligt har aftalt det. Pålægger leverandøren gebyr uden at det udtrykkeligt er aftalt, er myndigheden berettiget til at afvise det.